Les 5 piliers d’une réunion efficace

Les 5 piliers d’une réunion efficace

Pour en finir avec le scénario de la réunion trop longue et peu productive il faut se décentrer de sa valeur personnelle. Tendez vers la valorisation de vos collaborateurs. Voici les 5 piliers d’une réunion productive:

1. Laissez votre intelligence et votre compétence au second plan.

En passant la porte de la salle de réunion, il va falloir renoncer à faire la démonstration de vos capacités intellectuelles. Vous positionner constamment en tant qu’expert très très intelligent  empêchera toute intelligence collective d’émerger …. Donc non seulement vous ne servez à rien, mais en plus vous rendez le groupe idiot !
Laissez votre intelligence et votre performance en arrière-plan. Ne vous inquiétez pas, elles ne disparaissent pas. Elles sont bien présentes, en filigrane. Elles se manifesteront dans le cadre de l’intelligence du groupe, et pour la servir.
Elles ne sont pas des œuvres sacrées devant lesquelles il faut se prosterner. Elles sont juste un outil utilisable par le groupe lorsque c’est nécessaire.

Votre intelligence et votre compétence ont la dimension d’un tournevis dans une boîte à outil, pas plus. Et personne ne se prosterne devant un tournevis.[*]

2. Écoutez

Laissez de la place pour l’expression et la prise en compte des arguments de vos collaborateurs. Prendre ce temps favorise une mise en confiance et un lâcher-prise qui améliore rapidité et qualité des échanges. Bien sûr, il est parfois nécessaire de recentrer le débat. Il suffit d’une seule personne pour cela. Et cette personne aura moins d’énergie à déployer dans une réunion ou chacun s’écoute.
Vous n’êtes pas convaincu ?Je vous invite à visionner les débats télévisés qui s’enchaînent à profusion dans cette période pré-présidentielle…Un contre-exemple parfait!

3. Valorisez

A tort, avant de prendre en compte une idée, on la juge sur pièce en évaluant sa qualité, sa pertinence et sa faisabilité. La réunion tourne au concours d’idées intelligentes-faisables-raisonnables. Elles finissent par n’être émises que par les experts ou les responsables hiérarchiques…. Les autres n’osent plus émettre la moindre suggestion. On demeure dans l’immobilisme absolu du « Rien ne change », car ce sont toujours les mêmes schémas mentaux qui s’imposent.

Pour libérer l’intelligence collective, partez du principe que chacun de vos partenaires est un génie, chaque idée émise est fabuleuse. Accueillez la avec bienveillance. Désactivez tout jugement. La véritable valeur d’une idée est qu’elle sert un processus d’évolution. Dénigrer une idée c’est tuer le processus.
La créativité passe par des méandres d’idées absurdes. Empêchez les idées de s’exprimer et vous vous condamnerez à l’immobilisme.

En improvisation, une scène ratée ne résulte pas d’une mauvaise idée de départ, mais d’une série d’idées auxquelles on renonce successivement. Pourquoi ? Parce que le processus de création ne se lance jamais. Voilà pourquoi la règle fondamentale en improvisation est celle du « Oui et…. » : je prends l’idée de mon partenaire et je crée dans le prolongement.

Ainsi, en réunion dites « Oui et… » aux propositions.
Le processus se lancera et vous sortirez du statu-quo.

4. Exprimez vous simplement

Rendez votre discours compréhensible de tous. Si vous êtes un expert, cessez de perdre votre auditoire en vous enlisant dans un vocabulaire technique.
Ne pensez pas une seconde qu’on va vous croire intelligent ! Vous aurez juste l’air de vouloir noyer le poisson et agacerez tout le monde !

Quel que soit votre domaine, traduisez pour mettre votre réflexion à disposition du groupe.

Même en informatique, c’est possible :
« Le template du CMS fonctionne en php5, or le serveur est en php4, du coup ça plante. J’ai pourtant rajouté un Setenv sur le .htaccess mais ça fonctionne pas »
Peut se traduire par «  Le code utilisé sur notre hébergement n’est malheureusement pas assez moderne. Du coup il y a un blocage pour mettre en place le nouveau site avec son nouveau graphisme. J’ai essayé de résoudre le problème par moi-même en modifiant un fichier, mais ça ne fonctionne pas. Je continue de chercher des solutions »

5. Changez de regard sur l’erreur

Blâmer l’erreur c’est faire retourner les sœurs Tatin dans leur tombe !
En improvisation on ne cesse de le répéter : « Il faut célébrer les erreurs : les siennes et celles des autres »
Comme les idées, les erreurs font partie du tout processus d’évolution.

  • Elles favorisent le phénomène de sérendipité : sans erreur, Christophe Colomb aurait il découvert l’Amérique ? Les sœurs Tatin auraient elles eu leur tarte ?
  • Elles mettent en œuvre la faculté d’adaptation, intelligence essentielle de tout être vivant.
  • Elles sont le point de départ d’une évolution, d’un progrès.

En blâmant les erreurs on paralyse la créativité. Une erreur faite en réunion peut amener vers une solution à laquelle personne n’aurait pensé.

Censurer les erreurs c’est supprimer les opportunités .
Célébrer l’erreur, c’est favoriser  le lâcher-prise, l’autonomie, la prise d’initiative et donc l’implication.

[*]En théâtre d’improvisation, l’exercice « Voyage du groupe » est très efficace pour comprendre comment une intelligence mise en avant fait fuir les gens. Les participants sont ensemble, collés, et construisent une histoire. Chacun émet tour à tour une idée pour la faire avancer. Lorsqu’une proposition met quelqu’un mal à l’aise, il a le droit de quitter le groupe.
Ainsi on visualise clairement quelles sont les propositions qui font fuir, et celles qui maintiennent la cohésion. Les idées qui font fuir sont les idées « en démonstration »  d’intelligence, d’originalité et d’efficacité ! Celles qui libèrent l’intelligence collective sont celles qui arrivent simplement dans le prolongement des précédentes.